Personas datu aizsardzība

Apstiprināta

ar 20.12.2018. rīkojumu Nr. 2.1-2/18/74

  

Jaunjelgavas novada pašvaldības personāla privātuma politika

 

  1. Jaunjelgavas novada domes (turpmāk – Pašvaldība) Personāla privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt datu subjektiem (Pašvaldības darbiniekiem, uz civiltiesiska pamata nodarbinātajām personām, praktikantiem un kandidātiem uz vakancēm Pašvaldībā) informāciju par to personas datu apstrādes nolūku, tiesisko pamatu, apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņu datu iegūšanas laikā un apstrādājot datu subjekta personas datus.

 

Pārzinis un tā kontaktinformācija

 

  1. Personas datu apstrādes pārzinis, attiecībā uz saviem darbiniekiem, uz civiltiesiska pamata nodarbinātajām personām, praktikantiem un kandidātiem uz vakancēm, kuri ir iesnieguši pieteikumu, ir Jaunjelgavas novada pašvaldība, Juridiskā adrese: Lāčplēša iela 11, Jaunjelgava, Jaunjelgavas pilsēta, LV-5134.

 

  1. Kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir Datu aizsardzības speciālists,. Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties Pašvaldības juridiskajā adresē, var uzdot jautājumu par personas datu apstrādi Pašvaldībā. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt saskaņā ar Privātuma politikas 29. un 30. punktu.

 

Dokumenta piemērošanas sfēra

 

  1. Personas dati ir jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu.

 

  1. Šo Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:

 

  • Pašvaldība darbiniekiem (tostarp visu pašvaldības pagastu pārvalžu un pašvaldības iestāžu darbiniekiem);
  • fiziskajām personām – kuras sniedz pakalpojumus Pašvaldībai citās nodarbinātības formās (piemēram, pašnodarbinātie), turpmāk – citi nodarbinātie;
  • Pašvaldībā praktizējošiem praktikantiem (turpmāk – praktikanti);
  • personām, kuras ir iesniegušas pieteikumus uz Pašvaldībā esošajām vakancēm (turpmāk – kandidāti).

 

  1. Pašvaldība rūpējas par darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu un kandidātu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro viņu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem – Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Regula), Personas datu apstrādes likumu un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

 

  1. Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē darbinieki, citi nodarbinātie, praktikanti vai kandidāti sniedz Pašvaldībai personas datus (papīra formātā, elektroniski vai telefoniski) un kādās Pašvaldības informācijas sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.

 

Personas datu apstrādes nolūki

 

  1. Pašvaldība var apstrādāt darbinieku, citu nodarbināto un praktikantu personas datus šādiem nolūkiem:
  • lai noslēgtu līgumu ar darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu;
  • lai organizētu, nodrošinātu un novērtētu ar darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu noslēgtajā līgumā noteikto saistību un pienākumi izpildi;
  • lai nodrošinātu ārējos normatīvajos aktos, darba koplīgumā noteikto pienākumu (piemēram, darba aizsardzība un drošība) un tiesību  (piemēram, par brīvdienu piešķiršanu) izpildi;
  • lai nodrošinātu drošu darba vidi;
  • lai noskaidrotu darbinieku, citu nodarbināto un praktikantu viedokli ar nodarbinātības attiecībām, vidi un to attīstību saistītos jautājumos (piemēram, aptaujas, atsauksmes);
  • personāla plānošanai un attīstībai (piemēram, apmācības);
  • analītikai personāla vadības jomā;
  • informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā;
  • citos specifiskos nolūkos, par kuriem darbinieku, citu nodarbināto un praktikantu informē brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Pašvaldība;
  • Darbinieku lojalitātes veicināšanas pasākumu īstenošanai;
  • Pašvaldības iekšējās korporatīvās kultūras veicināšanai;
  • Lai veiktu Pašvaldības materiālo resursu kontroli un uzskaiti;
  • Sabiedrības informēšanai par Pašvaldības darbu.

 

  1. Pašvaldība var apstrādāt kandidātu personas datus personāla atlases vajadzībām konkrētajai vakancei, uz kuru kandidāts piesakās.

 

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

 

  1. Pašvaldība darbinieku, citu nodarbināto un praktikantu personas datus apstrādā, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

 

  • līguma noslēgšanai un izpildei– lai noslēgtu līgumu pēc darbinieka, cita nodarbinātā un praktikanta pieteikuma un nodrošinātu tā izpildi;
  • normatīvo aktu izpildei– lai izpildītu Pašvaldībai saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktu pienākumu;
  • sabiedrības interešu nodrošināšanai – lai sniegtu informāciju Pašvaldības iedzīvotājiem par Pašvaldības darbu;
  • ar datu subjekta piekrišanu – gadījumos, kad datu apstrāde nav saistīta ar darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu līgumos noteikto pienākumu izpildi.

 

 

  1. Pašvaldība kandidātu personas datus apstrādā, balstoties uz kandidāta rakstveida piekrišanu kā datu apstrādes tiesisko pamatu.

 

Personas datu apstrāde

 

  1. Pašvaldība apstrādā darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu un kandidātu datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Pašvaldībai pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus

 

  1. Ar darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu noslēgtā līguma saistību izpildes kvalitatīvai un operatīvai nodrošināšanai Pašvaldība var pilnvarot trešās personas (piemēram, komersantus) veikt atsevišķas ar personālu saistītas darbības, kā piemēram, darbinieku personāla lietu izveidi un uzturēšanu vai  sniegt algu grāmatvedības pakalpojumus.

 

  1. Attiecībā un kandidātu atlasi Pašvaldība var pilnvarot trešās personas (piemēram, personāla atlases kompānijas) veikt atsevišķas personāla atlases darbības.

 

  1. Privātuma politikas 13. un 14.punktā noteiktajos gadījumos, kad sadarbības partneri šajos punktos noteikto darbību izpildei apstrādā darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu vai kandidātu  personas datus, attiecīgie sadarbības partneri ir uzskatāmi par Pašvaldības datu apstrādātājiem.

 

  1. Privātuma politikas 13. un 14.punktā minētajos gadījumos Pašvaldības sadarbības partneri (personas datu apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Pašvaldības prasībām, tiesību aktiem un neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar  darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu noslēgtā līguma saistību izpildei Pašvaldības uzdevumā vai kandidātu atlasei Pašvaldības uzdevumā.

 

Personas datu aizsardzība

 

  1. Pašvaldība aizsargā darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu un kandidātu datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Pašvaldībai  pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:

 

  • Datu šifrēšanu, pārraidot datus (SSL šifrēšana);

 

Personas datu saņēmēju kategorijas

 

  1. Pašvaldība neizpauž trešajām personām darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu vai kandidātu  personas datus, izņemot:
    • ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod ar darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, kredītiestādei darba samaksas veikšanai);
    • saskaņā ar darbinieka, cita nodarbinātā, praktikanta vai kandidāta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
    • ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā (piemēram, Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai);
    • ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Pašvaldība a likumīgo interešu aizsardzībai (piemēram, vēršoties tiesā vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskarusi Pašvaldības likumīgās intereses).

 

Trešo valstu subjektu piekļuve personas datiem

 

  1. Pašvaldība nenodod darbinieku, pašnodarbināto, praktikantu vai kandidātu datus apstrādei ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas.

 

Personas datu glabāšanas ilgums

 

  1. Pašvaldība glabā un apstrādā darbinieku, citu nodarbināto, praktikantu un kandidātu personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
    • tikai tik ilgi, kamēr ir spēkā ar darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu noslēgtais līgums;
    • dati ir nepieciešami tam nolūkam, kam tie vākti;
    • kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Pašvaldības darbinieks, cits nodarbinātais vai praktikants var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, celt prasību tiesā);
    • kamēr pastāv normatīvajos aktos pienākums datus glabāt;
    • kamēr ir spēkā darbinieka, cita nodarbinātā vai praktikanta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

 

  1. Pēc tam, kad 20. punktā minētie apstākļi izbeidzas, darbinieka, cita nodarbinātā vai praktikanta personas dati tiek dzēsti, izņemot auditācijas pierakstus, kuri tiek glabāti vismaz vienu gadu no to veikšanas dienas.

 

  1. Pašvaldība glabā un apstrādā Kandidāta iesniegtos personas datus 6 (sešus) kalendāros mēnešus pēc atlases beigām vai kamēr ir spēkā Kandidāta piekrišana attiecīgajai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats, un pēc šī termiņa beigām personas dati tiek dzēsti.

 

 

Piekļuve personas datiem un citas personu tiesības

 

  1. Darbiniekam, citam nodarbinātajam, praktikantam un kandidātam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa personas datu apstrādi.

 

  1. Darbiniekam, citam nodarbinātajam, praktikantam un kandidātam saskaņā ar ārējiem normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt Pašvaldībai piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Pašvaldībai  veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz viņu, vai tiesības iebilst pret apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Pašvaldība a pienākumiem, kas tai ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

 

  1. Darbinieks, cits nodarbinātais un praktikants var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
  • rakstveida formā klātienē, iesniedzot iesniegumu Pašvaldībā Personāla daļai;
  • elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu, adresējot iesniegumu;
  • sūtot parakstītu  iesniegumu pa pastu uz Pašvaldības juridisko adresi.

 

  1. Kandidāts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
    • rakstveida formā klātienē, iesniedzot iesniegumu Pašvaldībai;
    • elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu, adresē;
    • sūtot parakstītu iesniegumu pa pastu uz Pašvaldības juridisko adresi.

 

  1. Saņemot darbinieka, cita nodarbinātā, praktikanta vai kandidāta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Pašvaldība pārliecinās par personas identitāti (prasot uzrādīt personu apliecinošo dokumentu, ja iesniegums tiek iesniegts klātienē), izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

 

  1. Ja pieprasījums ir iesniegts elektroniskā pasta vēstules veidā, kas ir parakstīta ar drošu elektronisko parakstu, iesniedzēja identitātes atsevišķa pārbaude netika veikta.

 

  1. Pašvaldība atbildi darbiniekam, citam nodarbinātajam vai praktikantam sniedz pēc iespējas tādā veidā, kādā to ir pieprasījis pieprasījuma iesniedzējs.

 

  1. Ja atbilde uz iesniegumu, kas ir ticis iesniegts rakstveidā, nosūtot pa pastu (un Pašvaldībai nav iespēju pārliecināties par iesniedzēja personas identitāti) atbildi sūta pa pastu uz datu subjekta (personas, par kuru tiek prasīta informācija) norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē, vai izsniedz klātienē, pārliecinoties par iesniedzēja personas identitāti.

 

  1. Pašvaldība atbildi kandidātam nosūta uz privāto e-pasta adresi (ja pieprasījums ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu) vai pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē, vai izsniedz rakstveidā klātienē pēc iespējas ņemot vērā personas norādīto atbildes saņemšanas veidu.

 

  1. Pašvaldība nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi, saskaņā ar normatīvajiem aktiem un darbinieka, cita nodarbinātā,  praktikanta vai kandidāta  iebilduma gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, personai ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.

 

Piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt

 

  1. Iesniedzot CV un dokumentus darbinieku atlasē, kandidāts piekrīt tajos ietverto personas datu apstrādei šim nolūkam un ir atbildīgs par iesniegto datu atbilstību atlases procesam. Kandidāta personas datu apstrādei citiem nolūkiem (tostarp izmantošanai darbinieku atlasei citām vakancēm) nepieciešama kandidāta piekrišana, kuru var sniegt klātienē rakstveidā vai elektroniskā veidā, kurš nodrošina kandidāta identifikāciju.

 

  1. Darbinieka, citam nodarbinātā vai praktikanta personas dati tiek apstrādāti ar darba izpildi nesaistītiem jautājumiem (piemēram sporta un izklaides pasākumu organizēšanai) tikai ar datu subjekta (darbinieka, cita nodarbinātā vai praktikanta) piekrišanu.

 

  1. Darbiniekam, citam nodarbinātajam vai Kandidātam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu tādā pat veidā, kādā tā dota, un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam turpmāk netiks veikta.

 

  1. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kas veiktas tajā laikā, kad piekrišana bija spēkā. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, ko veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.

 

Saziņa ar darbinieku, citu nodarbināto praktikantu un kandidātu

 

  1. Pašvaldība veic saziņu ar darbinieku, citu nodarbināto praktikantu un kandidātu, izmantojot viņa darba fiksēto vai mobilo telefona numuru, darba e-pasta adresi, kā arī darbinieka norādīto pasta adresi, kas ir fiksēta darbinieka personas lietā.

 

Fotografēšana un filmēšana

 

  1. Darbinieki, citi nodarbinātie un praktikanti ir informēti, ka atsevišķos gadījumos, kad masu medijos vai pašvaldības informācijas līdzekļos (pašvaldības interneta mājaslapā vai pašvaldības informatīvajā izdevumā) tiek atspoguļots pašvaldības darbs, var tikt apstrādāti pašvaldības darbinieku, citu nodarbināto vai praktikantu fotoattēli vai videoieraksti un šāda datu apstrādes tiesiskais pamats ir sabiedrības interešu nodrošināšanu.

 

Informācijas apmaiņa ar  trešajām personām

 

  1. Pašvaldības darbinieks nav tiesīgs paust trešajām pusēm informāciju, kas atrunāta darba līgumā un citos darba kārtību reglamentējošos dokumentos.

 

  1. Pašvaldību darbinieki, kuri tiek iesaistīti personas datu apstrādē, apņemas nelikumīgi neizpaust personas datus trešajām pusēm. Darbinieku pienākums ir neizpaust personas datus arī pēc darba tiesisko vai citu līgumā noteikto attiecību izbeigšanās.

 

  1. Pašvaldības darbiniekiem ir pienākums saskaņot ar Pašvaldības sabiedrisko attiecību vadītāju, plašsaziņas līdzekļiem sniegto informāciju. Publisku informāciju un komentārus var paust tikai sabiedrisko attiecību vadītājs, domes vadība vai domes vadības pilnvaroti darbinieki.

 

  1. Informācija, kas tiek apkopota Pašvaldības darba kārtības noteikumos, iekšējās sarunās, dokumentos un pārrunās, tiek izmantota tikai iekšējiem vajadzībām, un tikai paredzētajā kārtībā.

 

Korporatīvā kultūra un iekšējā komunikācija

 

  1. Lai nodrošinātu darba kultūru un  rūpētos par labvēlīgu darba vidi, Pašvaldība var organizēt vai atbalstīt korporatīvus pasākumus.

 

  1. Pašvaldība rīkotajos vai  atbalstītajos  pasākumos, kas tiek rīkoti Pašvaldības darbiniekiem, var tikt veikta to apmeklētāju foto un videofiksācija un foto un videomateriāli var tikt izvietoti Pašvaldības iekšējos informācijas kanālos.

 

  1. Ja  darbinieku pasākumā pavada trešā persona, darbinieks viņu informē par šajā punktā minēto.

 

  1. Pašvaldība pirms rīkotajiem pasākumiem informē darbiniekus par pasākumā veikto personas datu apstrādi, norādot minēto informāciju uz ielūgumiem un izvieto to pirms iekļūšanas pasākuma vietā, telpā.

 

  1. Darbinieks ir atbildīgs par iekšējās komunikācijas līdzekļos un citos veidos Pašvaldībā iesniegtās un publiskotās informācijas un datu pareizību.

 

  1. Darbinieku viedokļa noskaidrošana var tika rīkotas aptaujas, par kuru noteikumiem un nolūku darbinieki tiek informēti katrā aptaujas reizē.

 

Darbinieka personas datu apstrāde un drošība

 

  1. Darbinieka personas datu apstrāde nolūkiem, kas nav saistīti ar darbinieka darba līgumā vai amata aprakstā noteikto pienākumu izpildi, Pašvaldības leģitīmo interešu nodrošināšanu,  normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpildi, valsts pārvaldes iestāžu vai tiesas noteikto pienākumu izpildi, notiek pamatojoties uz darbinieka piekrišanu.

 

  1. Pašvaldībai ir tiesības veikt videonovērošanu administratīvajās ēkās (objektos) ar mērķi nodrošināt tajā atrodošos personu un īpašuma drošību.

 

  1. Lai aizsargātu Pašvaldības ar likumu pamatotas intereses (tostarp, bet ne tikai, drošības intereses un materiālo resursu lietderīgu izmantošanu), Darba devējam (Jaunjelgavas novada dome) ir tiesības kontrolēt tā resursu izmantošanu arī tad, ja darbinieks darba resursus izmanto privātām vajadzībām. Darba devēja kontrole pār tā resursu izmantošana neietver darbinieka darbību nepārtrauktu monitoringu, izmantojot Darba devēja rīcībā esošos tehniskos līdzekļus.

 

  1. Mobilā telefona izdrukas un e-pasta saraksti darba devējs ir tiesīgs analizēt tikai pamatotu aizdomu gadījumos par darbinieka pieļautu ārēju vai iekšējo normatīvo aktu vai darba līguma noteikumu pārkāpumu, kura rezultātā Darba devēja vai Pašvaldības klientu interesēm ir tikušās radītas vai var tikt radītas negatīvas sekas.

 

Citi noteikumi

 

  1. Pašvaldība iepazīstina ar Privātuma politikā noteikto darbiniekus, citus nodarbinātos un praktikantus.

 

Privacy Preference Center

Necessary

Advertising

Analytics

Other